E-Rechnung aus einem System, das das eigentlich nicht kann.
Invospan setzt sich vor Ihr bestehendes ERP, nimmt die Rechnungsdaten in dem Format ab, das es ohnehin ausgibt, und erzeugt daraus XRechnung oder ZUGFeRD. Ihr Kernsystem bleibt unverändert.
Für Betriebe, deren ERP stehen geblieben ist.
Invospan ist nicht für alle gebaut. Es lohnt sich genau dann, wenn ein bewährtes System stabil läuft, aber keine elektronische Rechnung erzeugen kann — und der Hersteller als einzige Antwort eine Migration anbietet.
Typisch sind 20 bis 250 Mitarbeitende, laufende B2B-Rechnungsstellung und eines dieser Systeme: Dynamics NAV 2009 bis 2018, SAP ECC, ältere Sage- oder Infor-Installationen, proprietäre Branchensoftware oder eine Eigenentwicklung, für die es keinen Hersteller mehr gibt.
Wenn Sie eigene Entwickler und einen modernen Stack haben, brauchen Sie uns nicht. Dann nehmen Sie eine der freien Bibliotheken — die sind gut. Der Aufwand liegt ohnehin nicht im Erzeugen des XML, sondern davor und danach: die Daten aus dem Altsystem herausbekommen, abbilden, den Lauf betreiben, archivieren, versenden, Zurückweisungen behandeln.
Warum der Zeitpunkt drückt
Bei vielen Betrieben fällt die Ausstellungspflicht mit dem Wartungsende ihres ERP zusammen. Das ist der eigentliche Druck — nicht die Pflicht allein:
| Datum | Ereignis |
|---|---|
| 01.01.2027 | Ausstellungspflicht ab 800.000 € Vorjahresumsatz — harte Schwelle ohne Toleranz |
| Mitte/Ende 2026 | XRechnung 4.0, die Hauptversion nach EN 16931-1:2026, mit substanziellen Änderungen |
| 31.12.2027 | SAP ECC 6.0: Ende der Mainstream-Wartung (Enhancement Packages 0–5 bereits seit Ende 2025) |
| 01.01.2028 | Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze |
| 11.01.2028 | Dynamics NAV 2018: Ende des Extended Support, keine regulatorischen Updates mehr |
Nach NAV 2018 gibt es keine neue NAV-Version; Microsofts Antwort heißt Business Central, SAPs Antwort S/4HANA. Beides sind Projekte von 12 bis 24 Monaten. Wer sie in dasselbe Fenster legt wie die Pflicht, verhandelt unter Zeitdruck — und ab 2027 werden die Berater knapp. Invospan ersetzt die Migration nicht, es kauft Zeit für sie.
Was Invospan abdeckt.
Die Formate sind der kleinere Teil der Arbeit. Der größere ist, die Daten aus einem System herauszubekommen, das dafür nie gebaut wurde — und den Ablauf dauerhaft am Laufen zu halten.
Ausgangsrechnungen
- XRechnung 3.0.2 in beiden Syntaxen — CII und UBL
- ZUGFeRD / Factur-X als Hybrid-PDF: lesbares Dokument und strukturierte Daten in einer Datei
- Peppol BIS Billing 3.0 für den grenzüberschreitenden Austausch
- Rechnungen, Gutschriften und Storni; B2G mit Leitweg-ID
- Zahlungs-QR-Code (GiroCode) im PDF
Eingangsrechnungen
- Einlesen von CII- und UBL-XML sowie von Hybrid-PDFs
- Automatische Erkennung von Format und Profil — der Absender muss nichts abstimmen
- Prüfung auf Pflichtangaben, bevor der Beleg in Ihre Buchhaltung geht
- Strukturierte Übergabe statt Abtippen aus dem PDF
Prüfung
- Prüfung gegen das Regelwerk der EN 16931 und die deutschen Zusatzregeln (BR-DE)
- Klartext-Befund: welcher Beleg, welches Feld, welche Regel
- Fehlerhafte Belege werden angehalten, nicht versendet
- Maßgeblich bleibt der KoSIT-Referenzvalidator; gegen ihn prüfen wir laufend
Buchhaltung & Zahlung
- DATEV-Buchungsstapel (EXTF, Format 700) für Ihren Steuerberater
- Kontoauszüge im Format CAMT.053 (Versionen 001.02 bis 001.08) und SWIFT MT940
- Abgleich offener Forderungen gegen den Zahlungseingang
- Reiner Dateiimport — kein Zugriff auf Ihr Bankkonto, keine Zahlungsauslösung
Archiv & Nachweis
- Schreibt in Ihr Archiv — DMS, NAS oder eigener Objektspeicher; die Aufbewahrung bleibt bei Ihnen (warum)
- PDF-Anteil als PDF/A-3b — das Langzeitformat für die Aufbewahrungsfrist
- Lückenloses Protokoll: wer hat wann welchen Beleg erzeugt, geprüft, versendet
- Verfahrensdokumentation nach GoBD, erzeugt aus Ihrer tatsächlichen Installation
- Export Ihrer Daten jederzeit, ohne Mitwirkung durch uns
Betrieb & Anbindung
- Betrieb in Ihrem eigenen Netz oder auf dedizierten Servern in Deutschland — Ihre Wahl
- Auslieferung als abgeschlossener Container; die Rechnungsdaten verlassen Ihr Haus nur, wenn Sie es so wollen
- REST-Schnittstelle für die Anbindung an Ihr ERP; keine Speicherung von Nutzdaten im Dienst
- Anbindung an Datei-Export, Datenbank oder Druckstrom — je nachdem, was Ihr System hergibt
Extern nachgewiesen. Die erzeugten Belege werden nicht nur gegen die eigene Prüfung gehalten, sondern gegen die offiziellen Werkzeuge: den KoSIT-Referenzvalidator mit der aktuellen XRechnung-Konfiguration und veraPDF für die PDF/A-3b-Konformität. Die Prüfung läuft als wiederholbare Testreihe über alle Profile mit — zuletzt am 16.08.2026 vollständig bestanden. Den Prüfbericht legen wir Ihnen und Ihrem Steuerberater auf Wunsch vor.
Das ist eine Aussage über die technische Konformität der Ausgabe, keine Zusicherung der steuerlichen Anerkennung und keine Rechts- oder Steuerberatung — die Würdigung Ihres Einzelfalls bleibt bei Ihrem Steuerberater.
Wofür der Monatsbetrag da ist.
Eine Rechnung zu erzeugen ist die einfache Hälfte. Die andere ist, dass es jeden Tag passiert — auch an dem Tag, an dem etwas schiefgeht.
Der teuerste Fehler in dieser Gattung ist der stille: Der Export bleibt aus, weil jemand ein Verzeichnis umbenannt hat. Niemand merkt es. Am Monatsende fehlen die Rechnungen — und die Frist läuft trotzdem. Dagegen ist der Betriebslauf gebaut.
Läuft nach Plan
- Nächtlich, stündlich oder viertelstündlich — was zu Ihrem Rhythmus passt
- Zwei gleichzeitige Läufe sind ausgeschlossen; kein Beleg geht deshalb doppelt raus
- Ein Beleg, der schon zugestellt ist, wird nicht erneut zugestellt — auch wenn dieselbe Datei nochmal eingelesen wird
Hält an, statt zu raten
- Klärungsliste mit Zeilennummer und Feldname: welcher Beleg, welche Zeile Ihres Exports, welche Angabe fehlt
- Ein fehlerhafter Beleg bricht den Lauf nicht ab — die übrigen gehen raus
- Gescheiterte Zustellung wird wiederholt, aber begrenzt: danach wartet der Beleg auf eine Entscheidung statt in einer Schleife
- Gleiche Belegnummer mit anderem Inhalt wird als Widerspruch gemeldet, nicht stillschweigend nachgeliefert
Meldet sich, bevor Sie fragen
- Alarm, wenn kein Lauf mehr stattfindet — die Überwachung hängt bewusst nicht am überwachten Lauf
- Alarm, wenn die Quelle nicht erreichbar ist oder Belege zu lange liegen bleiben
- Jede Meldung wird erst protokolliert, dann versendet: fällt der Versandweg aus, ist sie trotzdem nachweisbar
- Zustandsübersicht je Auftrag: zugestellt, offen, zu klären, zurückgestellt
Und die Anbindung selbst: Welche Spalte Ihres Exports welchem Feld der Rechnung entspricht, steht in einer Konfigurationsdatei — nicht in Programmcode, der für jeden Kunden neu geschrieben wird. Deshalb dauert eine Anbindung Stunden statt Wochen, und deshalb ist eine Änderung später eine Textzeile statt eines Projekts.
Das Archiv bleibt bei Ihnen.
Nicht als Sparmaßnahme, sondern weil es die einzige Aufteilung ist, die im Ernstfall trägt.
Die Pflicht zur Aufbewahrung Ihrer Rechnungen liegt bei Ihnen — sie lässt sich nicht auf einen Dienstleister übertragen. Wer die Dateien technisch hält, ändert daran nichts. Kommt es zur Betriebsprüfung und das Archiv genügt nicht, trifft die Folge Ihr Unternehmen, nicht unseres.
Wir könnten Ihnen für ein paar Euro im Monat einen Speicher vermieten und dafür acht Jahre lang mit Ihrem Steuerbescheid haften. Das halten wir für die falsche Aufteilung — und sagen es lieber vor dem Angebot als danach.
Warum acht Jahre lang ist
- Ein 2026 eröffnetes Archiv läuft bis weit in die 2030er — über jede Planung, jeden Anbieterwechsel und jede Formatmigration hinaus
- Der Zugriff im Prüfungsfall kann auch für einen längst abgewanderten Kunden verlangt werden
- Es ist eine Dauerpflicht, die mit der Zeit eines kleinen Anbieters nicht mitwächst
Was Invospan dafür liefert
- PDF/A-3b als Langzeitformat, mit den Rechnungsdaten unveränderbar eingebettet
- Prüfsumme je abgelegter Datei (SHA-256) in einer Quittung — nachweisbar, dass die Datei die ist, die erzeugt wurde
- Lückenloses Protokoll jedes Laufs und, in der Anwendung, eine versiegelte Änderungskette: jeder Eintrag versiegelt seinen Vorgänger
- Die Verfahrensdokumentation, erzeugt aus Ihrer tatsächlichen Installation — das Papier, das der Prüfer sehen will
Wohin geschrieben wird
- Ihr vorhandenes DMS oder Dokumentenarchiv
- Ein Verzeichnis auf Ihrem Server oder NAS
- Ihr eigener Objektspeicher, auf Wunsch mit Schreibschutz auf Zeit (WORM)
- Der Speicherbedarf ist gering: nach der Schriftreduktion wiegt ein Beleg rund 57 KB statt 663 KB
- Betrieb durch uns ist möglich — aber nie die Voreinstellung. Wenn Sie es ausdrücklich wollen, richten wir den Speicher ein und betreiben ihn: schriftlich, mit Laufzeit und einem festgelegten Übergabeverfahren zum Vertragsende, damit Sie jederzeit zurückkönnen. Der Aufpreis bezahlt nicht den Speicherplatz, sondern die Verantwortung.
- Wir beurteilen nicht, ob Ihr Archiv genügt. Das ist eine Frage an Ihren Steuerberater. Wir sorgen dafür, dass die Belege in einem Format ankommen, das die Beurteilung überhaupt möglich macht — Technik, keine Steuerberatung.
Was Invospan nicht ist.
Damit vor dem Angebot klar ist, worüber wir reden — und worüber nicht.
- Kein ERP-Ersatz. Invospan führt keine Stammdaten, keine Lagerhaltung, keine Auftragsabwicklung. Es setzt auf dem auf, was Ihr System bereits erzeugt.
- Keine Buchhaltung. Wir liefern Ihrem Steuerberater strukturierte Daten und den Buchungsstapel. Die steuerliche Würdigung bleibt bei ihm.
- Kein Archivbetrieb als Standard. Die Aufbewahrungspflicht lässt sich nicht übertragen — deshalb schreibt Invospan in Ihr Archiv. Betrieb durch uns nur auf ausdrücklichen Wunsch, schriftlich und mit Übergabeverfahren (Begründung).
- Kein Zugriff auf Ihr Bankkonto. Kontoauszüge werden als Datei eingelesen (CAMT.053, MT940). Es gibt keine Kontoabfrage und keine Zahlungsauslösung.
- Keine Zusicherung steuerlicher Anerkennung. Wir sagen zu, dass die Ausgabe EN 16931 entspricht und gegen das Regelwerk geprüft wird. Das ist eine technische Aussage, keine Rechts- oder Steuerberatung.
- Kein Selbstbedienungsprodukt. Jede Anbindung beginnt mit einer Erstanalyse Ihres Systems. Ohne die gibt es keinen belastbaren Festpreis.
Passt das auf Ihr System?
Nennen Sie uns Ihr ERP samt Versionsstand und Ihr ungefähres Belegvolumen — Sie erhalten innerhalb von 48 Stunden eine Einschätzung, ob und wie sich die Nachrüstung für Sie trägt. Die Rechtslage und die Konditionen stehen im Ratgeber zur E-Rechnungs-Pflicht.
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