E-Rechnungs-Pflicht 2027: Ihr ERP bleibt, wie es ist.
Ab dem 1. Januar 2027 verlangt das Gesetz E-Rechnungen nach EN 16931 — viele IT-Häuser verkaufen darauf ein ERP-Projekt. Wir rüsten Ihr bestehendes System nach. Persönlich betreut aus Brande-Hörnerkirchen, Kreis Pinneberg.
Was gilt ab wann?
Die E-Rechnungs-Pflicht kommt in Stufen. Entscheidend ist der Umsatz des Vorjahres — und ob Sie an Unternehmen (B2B) oder öffentliche Auftraggeber (B2G) fakturieren.
Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können — auch ohne eigene Umstellung der Ausgangsrechnungen.
Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Ein PDF erfüllt die Anforderungen nicht.
Die Ausstellungspflicht gilt für alle Unternehmen — unabhängig vom Umsatz.
Was ist eine E-Rechnung — und was nicht?
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 — in Deutschland üblicherweise als XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Entscheidend: Die Rechnungsdaten müssen maschinell auswertbar sein.
- Keine E-Rechnung: ein normales PDF, ein eingescannter Beleg, eine Papierrechnung, eine Word-Datei.
- E-Rechnung: XRechnung (XML nach EN 16931), ZUGFeRD ab Profil EN 16931.
- B2G-Besonderheit: Rechnungen an Behörden brauchen zusätzlich eine Leitweg-ID — fehlt sie, wird die Rechnung abgewiesen.
Das Problem im Mittelstand: Viele bewährte ERP- und Warenwirtschaftssysteme — gerade ältere Installationen — können genau dieses Format nicht erzeugen. Sie exportieren PDFs. Und laufen ansonsten völlig stabil.
Zwei Wege zur Pflichterfüllung.
Sie können das ERP ersetzen — oder ihm beibringen, was fehlt. Der zweite Weg ist in den meisten Fällen schneller, günstiger und risikoärmer.
Weg 1: ERP-Migration
Das bestehende System wird durch ein neues ersetzt oder auf eine aktuelle Hauptversion gehoben.
- Projektlaufzeit typischerweise 6–18 Monate
- Fünf- bis sechsstellige Projektkosten plus Lizenzen
- Betriebsunterbrechung, Datenmigration, Schulungsaufwand
- Sinnvoll, wenn das ERP ohnehin am Ende ist
Weg 2: Middleware davor
Eine schlanke Software-Schicht holt die Rechnungsdaten aus Ihrem bestehenden System ab und erledigt den Rest.
- Ihr ERP bleibt unverändert — kein Migrationsprojekt
- Jeder Beleg wird vor Versand gegen EN 16931 geprüft; fehlt eine Pflichtangabe (z. B. die Leitweg-ID), meldet sich das System bei Ihrer Buchhaltung statt falsch zu versenden
- Betrieb auf dedizierten Servern in Deutschland, revisionssichere Archivierung, AVV
- Nebeneffekt: eine Echtzeit-Übersicht über offene Forderungen für die Geschäftsführung
Was die Umstellung kostet.
Ob sich das für Ihr Belegvolumen rechnet, rechnen wir Ihnen vor Beauftragung vor — auf Basis Ihrer Zahlen. Wenn es sich nicht trägt, sagen wir das.
Ein Ansprechpartner. Kein Ticketsystem.
Marcello Grunow · Grunow Systems, Brande-Hörnerkirchen
Ich baue diese Systeme selbst und betreue sie im laufenden Betrieb — vom System-Check über das Datenmapping bis zum Go-Live. Für Unternehmen zwischen Elmshorn, Barmstedt, Pinneberg, Itzehoe, Kaltenkirchen und Hamburg heißt das: Ich komme persönlich vorbei, sehe mir Ihr System vor Ort an und bleibe der direkte Draht, wenn etwas ist.
Referenzen aus der Region und darüber hinaus finden Sie unter unseren Case Studies — unter anderem ein Traditionsbetrieb aus Schleswig-Holstein, dessen Backoffice heute ohne manuelle Datenerfassung arbeitet.
Kurz beantwortet.
Gilt die Pflicht 2027 auch für mein Unternehmen?
Wenn Ihr Umsatz im Vorjahr über 800.000 € lag und Sie inländische B2B-Rechnungen stellen: ja. Lag er darunter, greift die Ausstellungspflicht ab 2028. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen bereits heute. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise bleiben ausgenommen.
Reicht es nicht, wenn mein Steuerberater das übernimmt?
Der Steuerberater verbucht Ihre Belege — er stellt Ihre Ausgangsrechnungen aber nicht aus. Die Pflicht trifft die Rechnungsstellung in Ihrem Haus, also Ihr ERP- oder Fakturasystem. Genau dort setzt die Middleware an. Die steuerliche Würdigung bleibt beim Steuerberater; wir liefern ihm saubere, strukturierte Daten.
Muss ich mein ERP-System austauschen?
In den meisten Fällen nicht. Solange Ihr System Rechnungsdaten exportieren kann — als Datei, Datenbankzugriff oder Schnittstelle — kann die Middleware daraus gesetzeskonforme XRechnungen erzeugen. Ihr System bleibt unverändert; die Umstellung läuft parallel zum Tagesgeschäft.
Was passiert, wenn eine Rechnung fehlerhafte Daten enthält?
Jeder Beleg wird vor dem Versand gegen die Prüfregeln der EN 16931 validiert. Fehlt eine Pflichtangabe — etwa die Leitweg-ID bei einer Behördenrechnung — wird der Versand gestoppt und die zuständige Person benachrichtigt, mit konkretem Hinweis, was bei welcher Rechnung fehlt. Es geht nichts Fehlerhaftes raus.
Wie lange dauert die Umstellung?
Nach dem System-Check typischerweise wenige Wochen bis zum Go-Live — abhängig davon, wie Ihr System die Daten bereitstellt. Das ist der Vorteil gegenüber einer ERP-Migration: Es gibt keinen Stichtag, an dem Ihr Betrieb umgestellt werden muss.
Wo liegen meine Rechnungsdaten?
Auf dedizierten Servern in Deutschland, mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und revisionssicherer Archivierung. Keine US-Cloud, keine Weitergabe an Dritte. Sie behalten jederzeit vollen Zugriff auf Ihre Daten und Archive.
Ist Ihr System bereit für 2027?
Nennen Sie uns Ihr ERP- oder Fakturasystem und Ihr ungefähres Belegvolumen — Sie erhalten innerhalb von 48 Stunden eine ehrliche Einschätzung, ob und wie sich die Nachrüstung für Sie lohnt.
Oder direkt: +49 173 3456325 · info@grunowsystems.de