Sie erfüllen die Ausstellungspflicht, ohne Ihr ERP anzufassen.
Ab dem 1. Januar 2027 verlangt das Gesetz E-Rechnungen nach EN 16931. Wer Dynamics NAV, SAP ECC oder eine abgekündigte Branchenlösung einsetzt, bekommt von seinem Hersteller meist nur eine Antwort: migrieren. Invospan rüstet stattdessen das bestehende System nach. Persönlich betreut aus dem Kreis Pinneberg — vor Ort in Schleswig-Holstein und Hamburg.
Was gilt ab wann?
Die E-Rechnungs-Pflicht kommt in Stufen. Entscheidend ist der Umsatz des Vorjahres — und ob Sie an Unternehmen (B2B) oder öffentliche Auftraggeber (B2G) fakturieren.
Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können — auch ohne eigene Umstellung der Ausgangsrechnungen.
Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Ein PDF erfüllt die Anforderungen nicht.
Die Ausstellungspflicht gilt für alle Unternehmen — unabhängig vom Umsatz.
Was ist eine E-Rechnung — und was nicht?
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 — in Deutschland üblicherweise als XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Entscheidend: Die Rechnungsdaten müssen maschinell auswertbar sein.
- Keine E-Rechnung: ein normales PDF, ein eingescannter Beleg, eine Papierrechnung, eine Word-Datei.
- E-Rechnung: XRechnung (XML nach EN 16931), ZUGFeRD ab Profil EN 16931.
- B2G-Besonderheit: Rechnungen an Behörden brauchen zusätzlich eine Leitweg-ID — fehlt sie, wird die Rechnung abgewiesen.
Das Problem im Mittelstand: Viele bewährte ERP- und Warenwirtschaftssysteme — gerade ältere Installationen — können genau dieses Format nicht erzeugen. Sie exportieren PDFs. Und laufen ansonsten völlig stabil.
Die zweite Frist, die seltener auf dem Zettel steht
Bei vielen Unternehmen fällt die Ausstellungspflicht mit dem Wartungsende ihres ERP zusammen. Das ist der eigentliche Druck — nicht die Pflicht allein:
- 31.12.2027 — SAP ECC 6.0: Ende der Mainstream-Wartung (Enhancement Packages 0–5 bereits seit Ende 2025). Der vorgesehene Weg ist S/4HANA, mit 12–24 Monaten Projektlaufzeit.
- 11.01.2028 — Dynamics NAV 2018: Ende des Extended Support. Danach gibt es keine regulatorischen Updates mehr, und eine NAV-Version nach 2018 wird es nicht geben — Microsofts Antwort heißt Business Central.
- Mitte/Ende 2026 — XRechnung 4.0: die Hauptversion nach EN 16931-1:2026, mit substanziellen Änderungen. Sie landet direkt vor den Fristen 2027 und 2028.
Wer jetzt gleichzeitig migrieren und die Pflicht erfüllen soll, macht zwei Projekte auf einmal — und das unter Zeitdruck, während ab 2027 zusätzlich die Berater knapp werden. Eine Nachrüstung entkoppelt beides: Die Pflicht ist erfüllt, die Migration können Sie planen, statt sie zu erzwingen.
Zwei Wege zur Pflichterfüllung.
Sie können das ERP ersetzen — oder ihm beibringen, was fehlt. Der zweite Weg ist in den meisten Fällen schneller, günstiger und risikoärmer.
Weg 1: ERP-Migration
Das bestehende System wird durch ein neues ersetzt oder auf eine aktuelle Hauptversion gehoben.
- Projektlaufzeit typischerweise 6–18 Monate
- Fünf- bis sechsstellige Projektkosten plus Lizenzen
- Betriebsunterbrechung, Datenmigration, Schulungsaufwand
- Sinnvoll, wenn das ERP ohnehin am Ende ist
Weg 2: Invospan davorsetzen
Eine schlanke Software-Schicht holt die Rechnungsdaten aus Ihrem bestehenden System ab und erledigt den Rest.
- Ihr ERP bleibt unverändert — kein Migrationsprojekt
- Jeder Beleg wird vor Versand gegen EN 16931 geprüft; fehlt eine Pflichtangabe (z. B. die Leitweg-ID), meldet sich das System bei Ihrer Buchhaltung statt falsch zu versenden
- Betrieb wahlweise in Ihrem eigenen Netz oder auf dedizierten Servern in Deutschland — revisionssichere Archivierung, AVV
- Formatstände werden nachgeführt: XRechnung erscheint zweimal jährlich, jeweils mit Übergangsfrist
- Nebeneffekt: offene Forderungen und Zahlungseingänge sind auswertbar, weil beides ohnehin durch die Engine läuft
Invospan von Grunow Systems.
So heißt die Software, die diese Nachrüstung leistet. Sie erzeugt und liest XRechnung 3.0.2 in beiden Syntaxen, ZUGFeRD und Peppol, prüft gegen das Regelwerk der EN 16931, schreibt den DATEV-Buchungsstapel, gleicht Kontoauszüge ab und archiviert nach GoBD.
Extern nachgewiesen. Die erzeugten Belege werden nicht nur gegen die eigene Prüfung gehalten, sondern gegen die offiziellen Werkzeuge: den KoSIT-Referenzvalidator mit der aktuellen XRechnung-Konfiguration und veraPDF für die PDF/A-3b-Konformität. Zuletzt am 16.08.2026 vollständig bestanden. Den Prüfbericht legen wir Ihnen und Ihrem Steuerberater auf Wunsch vor.
Das ist eine Aussage über die technische Konformität der Ausgabe, keine Zusicherung der steuerlichen Anerkennung und keine Rechts- oder Steuerberatung.
Prüfen und einordnen.
Öffentlicher EN-16931-Validator. Eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei hochladen und die Regelverstöße mit Business-Rule-ID im Klartext lesen — einschließlich der Spezifikationskennung, an der besonders viele Belege scheitern. Ohne Anmeldung; der Beleg wird im Arbeitsspeicher geprüft und danach verworfen.
XRechnung 4.0: was sich am Datenmodell ändert. Die europäische Norm ist seit dem 17. März 2026 in neuer Fassung veröffentlicht, der deutsche Standard noch nicht. Was sich ändert, wann die neue Fassung nach der Release-Regel der KoSIT frühestens greifen kann — und warum dieser Termin zwischen die beiden Fristen 2027 und 2028 fällt.
Was die Umstellung kostet.
Gestaffelt nach Unternehmensgröße und Umfang; die vollständige Übersicht mit allen Größenklassen erhalten Sie auf Anfrage. Ob sich das für Ihr Belegvolumen rechnet, rechnen wir Ihnen vor Beauftragung vor — auf Basis Ihrer Zahlen. Wenn es sich nicht trägt, sagen wir das. Wie wir generell arbeiten, steht im Arbeitsmodell; die technische Umsetzung im Detail auf der Automatisierungs-Seite.
Ein Ansprechpartner. Kein Ticketsystem.
Marcello Grunow · Grunow Systems, Kreis Pinneberg
Ich baue diese Systeme selbst und betreue sie im laufenden Betrieb — vom System-Check über das Datenmapping bis zum Go-Live. Für Unternehmen zwischen Elmshorn, Barmstedt, Pinneberg, Itzehoe, Kaltenkirchen und Hamburg heißt das: Ich komme persönlich vorbei, sehe mir Ihr System vor Ort an und bleibe der direkte Draht, wenn etwas ist.
Referenzen aus der Region und darüber hinaus finden Sie unter unseren Case Studies — unter anderem ein Traditionsbetrieb aus Schleswig-Holstein, dessen Backoffice heute ohne manuelle Datenerfassung arbeitet.
Kurz beantwortet.
Gilt die Pflicht 2027 auch für mein Unternehmen?
Wenn Ihr Umsatz im Vorjahr über 800.000 € lag und Sie inländische B2B-Rechnungen stellen: ja. Lag er darunter, greift die Ausstellungspflicht ab 2028. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen bereits heute. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise bleiben ausgenommen.
Reicht es nicht, wenn mein Steuerberater das übernimmt?
Der Steuerberater verbucht Ihre Belege — er stellt Ihre Ausgangsrechnungen aber nicht aus. Die Pflicht trifft die Rechnungsstellung in Ihrem Haus, also Ihr ERP- oder Fakturasystem. Genau dort setzt die Middleware an. Die steuerliche Würdigung bleibt beim Steuerberater; wir liefern ihm saubere, strukturierte Daten.
Muss ich mein ERP-System austauschen?
In den meisten Fällen nicht. Solange Ihr System Rechnungsdaten exportieren kann — als Datei, Datenbankzugriff oder Schnittstelle — kann Invospan daraus XRechnungen nach EN 16931 erzeugen. Ihr System bleibt unverändert; die Umstellung läuft parallel zum Tagesgeschäft.
Was passiert, wenn eine Rechnung fehlerhafte Daten enthält?
Jeder Beleg wird vor dem Versand gegen die Prüfregeln der EN 16931 validiert. Fehlt eine Pflichtangabe — etwa die Leitweg-ID bei einer Behördenrechnung — wird der Versand gestoppt und die zuständige Person benachrichtigt, mit konkretem Hinweis, was bei welcher Rechnung fehlt. Der Beleg wird angehalten, statt fehlerhaft versendet zu werden — Sie korrigieren die Ursache im Vorfeld statt später eine Zurückweisung zu bearbeiten.
Unser ERP wird ohnehin bald abgelöst — lohnt sich das dann noch?
Gerade dann. Eine ERP-Migration dauert typischerweise 12 bis 24 Monate, die Pflicht greift zum Stichtag. Wer beides in dasselbe Fenster legt, verhandelt unter Zeitdruck und zahlt dafür. Die Nachrüstung entkoppelt die beiden Vorhaben: Die Pflicht ist erfüllt, die Migration können Sie in Ruhe planen und ausschreiben. Wir treten dabei nicht gegen Ihr Systemhaus an — im Gegenteil, ein entspannter Zeitplan ist auch in dessen Interesse.
Es gibt doch kostenlose Bibliotheken für E-Rechnungen.
Ja, und sie sind gut. Wenn Sie eigene Entwickler und einen modernen Stack haben, nutzen Sie diese — dann brauchen Sie uns nicht. Nur löst eine Bibliothek den kleineren Teil des Problems: Sie erwartet saubere Eingabedaten. Die Arbeit liegt davor und danach — die Daten aus einem System zu bekommen, das dafür nie gebaut wurde, sie abzubilden, den Lauf jede Nacht zu betreiben, zu archivieren, zu versenden und Zurückweisungen zu behandeln.
Dazu kommt die Pflege: Die XRechnung-Spezifikation erscheint zweimal jährlich, 2026 steht mit Version 4.0 eine Hauptversion an. Eine eingebundene Bibliothek, die niemand nachzieht, produziert irgendwann Belege, die abgewiesen werden — und das oft ohne erkennbare Fehlermeldung. Genau dieses Nachziehen ist unser Wartungsvertrag.
Wie lange dauert die Umstellung?
Nach dem System-Check typischerweise wenige Wochen bis zum Go-Live — abhängig davon, wie Ihr System die Daten bereitstellt. Das ist der Vorteil gegenüber einer ERP-Migration: Es gibt keinen Stichtag, an dem Ihr Betrieb umgestellt werden muss.
Wo liegen meine Rechnungsdaten?
Wo Sie es wollen. Invospan wird als abgeschlossener Container ausgeliefert und kann vollständig in Ihrem eigenen Netz laufen — dann verlassen die Rechnungsdaten Ihr Haus überhaupt nicht. Alternativ betreiben wir ihn für Sie auf dedizierten Servern in Deutschland, mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und revisionssicherer Archivierung. Keine US-Cloud, keine Weitergabe an Dritte. Sie behalten jederzeit vollen Zugriff auf Ihre Daten und Archive.
Ist Ihr System bereit für 2027?
Nennen Sie uns Ihr ERP- oder Fakturasystem samt Versionsstand und Ihr ungefähres Belegvolumen — Sie erhalten innerhalb von 48 Stunden eine ehrliche Einschätzung, ob und wie sich die Nachrüstung für Sie lohnt.
Oder direkt: +49 173 3456325 · info@grunowsystems.de