Prozesse, die auf Ihren Daten arbeiten.
Wir automatisieren Ihre Geschäftsprozesse auf einer dedizierten, geschlossenen IT-Infrastruktur.
Das Problem ist selten die Technologie.
Viele Agenturen reden über KI, ohne die Prozesse dahinter zu verstehen. Viele Entwickler bauen technisch gute Lösungen für das falsche Problem.
Die klassische Agentur
Präsentiert Strategiepapiere und Buzzwords. Versteht aber weder die Fachprozesse noch die technische Umsetzung. Das kostet Zeit und Geld, ohne messbare Wirkung.
Der reine Entwickler
Baut technisch sauber — aber oft ohne Blick auf den Geschäftszweck. Die Lösung funktioniert, löst aber nicht das eigentliche Problem.
Wir verbinden beides.
Betriebswirtschaftlicher Hintergrund trifft auf echte Coding-Praxis. Wir verstehen, wo sich Automatisierung rechnet — und setzen sie dann direkt um. Ohne Umwege.
Unsere Leistungen im Überblick.
Von der Analyse bis zur Umsetzung — alles aus einer Hand, ohne Mittelsmänner.
Prozessanalyse & KI-Strategie
Wir schauen uns Ihre Arbeitsabläufe an und identifizieren, wo Automatisierung wirklich Zeit und Geld spart. Das Ergebnis ist ein konkreter Plan, keine Präsentation.
- Prozess-Mapping & Schwachstellenanalyse
- Wirtschaftlichkeitsbetrachtung pro Automatisierung
- Priorisierter Umsetzungsplan
KI-Agenten & Assistenten
Individuelle GPT- und Claude-Integrationen, die auf Ihre internen Daten, Dokumente und Abläufe zugreifen können — datenschutzkonform und ohne Standardlösungen von der Stange.
- RAG-Systeme mit eigenen Wissensdatenbanken
- API-Anbindung an interne Tools
- Datenschutz-konforme Architektur
Workflow-Automatisierung mit n8n
n8n-Automatisierungen und API-Verbindungen, die Ihr CRM, Ihre Tools und Ihren Arbeitsablauf miteinander verbinden — damit Informationen automatisch dort landen, wo sie gebraucht werden.
- n8n Flows & Zapier-Alternativen
- CRM / ERP / Sales-Funnel-Integration
- Echtzeit-Monitoring & Alerting
Isolierte KI- & Automatisierungs-Infrastruktur
Prozessautomatisierung darf kein Sicherheitsrisiko sein. Anstatt sensible Daten über Drittanbieter-Cloud-Tools im Ausland zu verstreuen, bauen wir Ihre Automatisierungs-Umgebung (z.B. via n8n) direkt auf Ihrem dedizierten Server auf. Sie profitieren von maximaler Effizienz durch KI-Workflows, während sämtliche Daten in Ihrem eigenen, geschlossenen Ökosystem verbleiben. Volle Compliance, null Datenabfluss.
- Dedizierte Server in Deutschland
- Isolierte n8n- & KI-Umgebungen
- Maximale DSGVO-Sicherheit
E-Rechnungs-Pflicht 2027: Automatisierung statt ERP-Chaos.
Die Standardreaktion vieler IT-Häuser ist ein massives, teures Update des gesamten ERP-Systems. Wir bauen den smarteren Weg: eine schlanke Middleware vor Ihrem bewährten Kernsystem, die bestehende Rechnungsdaten abgreift und in 100 % gesetzeskonforme XRechnungen (EN 16931) umwandelt — vollautomatisch, revisionssicher und DSGVO-konform auf dedizierten Servern in Deutschland.
Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen — ein einfaches PDF genügt nicht mehr.
Die Ausstellungspflicht gilt für alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft.
Zero-Touch-Accounting: So läuft eine Rechnung durch die Middleware.
Beispiel Maschinenbau-Mittelstand: Das ERP läuft stabil, kann aber nur PDFs exportieren. Die Buchhaltung tippt ab, sucht Fehler von Hand — so übernimmt die Pipeline:
- Ihr ERP bleibt, wie es ist. Es legt Rechnungsdaten wie gewohnt ab — als PDF, CSV oder über eine Schnittstelle.
- Die Pipeline greift die Daten automatisch ab und extrahiert alle Pflichtangaben strukturiert.
- Validierung gegen EN 16931. Fehlt eine Pflichtangabe — etwa die Leitweg-ID einer Behörde — stoppt die Pipeline und benachrichtigt die zuständige Person sofort, mit konkretem Hinweis, was bei welcher Rechnung fehlt.
- Die XRechnung wird generiert, revisionssicher archiviert und automatisch an den Empfänger versandt.
- Die Liquiditätsdaten landen in Echtzeit auf einem Dashboard für die Geschäftsführung: Was ist raus, was ist offen, wann fließt Geld.
Investition & Betrieb.
Die Umstellung ist ein Festpreis-Projekt mit planbarem Betrieb — keine Lizenzstaffeln, keine versteckten Posten.
Enthalten: Datenmapping auf Ihr ERP, Validierung nach EN 16931, revisionssichere Archivierung und Format-Updates bei künftigen Gesetzesänderungen.
Ob und wann sich das für Ihr Belegvolumen rechnet, rechnen wir Ihnen vor Beauftragung vor — auf Basis Ihrer Zahlen, nicht unserer.
Konkrete AI Use Cases für Ihre Branche
Ausgewählte Automatisierungen aus realen Prozessen — jede mit dem Zahlenwerk, das dahintersteht. Keine theoretischen Spielereien, sondern kaufmännisch messbare Systeme.
Notdienst-Vortriage & Befund-Assistent
Vermeiden Sie Telefon-Warteschlangen bei Rohrbrüchen und Heizanlagen-Ausfällen. Die KI regelt die Dringlichkeitsbewertung und Technikerdispo über WhatsApp. Vor Ort diktiert Ihr Monteur den Befund — das System generiert direkt die Rechnung fürs ERP.
- WhatsApp-Notdienst-Bot: Erfasst Schadensbilder per Foto, stuft Dringlichkeiten ein und trägt Nottermine im passenden Monteurskalender ein.
- Diktat-Befundung: Der Techniker spricht Arbeitszeiten und getauschte Teile ein. Das System erzeugt fertige Rechnungsentwürfe direkt im ERP.
Kalkulation auf Freihandskizzen & Beleg-Matching
Sparen Sie Stunden beim Vorkalkulieren auf Basis unleserlicher Kundenzeichnungen. Hochgeladene Skizzen werden eingelesen und sofort mit ERP-Preisen und Holzlagerbeständen abgeglichen.
- Freihand-Skizzen-Analyzer: Liest Abmessungen und Materialien aus Zeichnungen aus und listet Holzstärken und Zubehör auf.
- Automatisches Beleg-Matching: Gleicht einkommende Holzlieferantenscheine mit Kundenprojekten ab und warnt bei Preisabweichungen.
Ausschreibungs-Analyse & VDE-Prüfprotokolle
Vermeiden Sie Haftungsrisiken und stundenlanges Formularausfüllen. Unsere KI liest komplexe Messdaten ein und beurteilt lange Ausschreibungsdokumente nach Risikoabschnitten.
- VDE-Protokoll-Filler: Übersetzt rohe Testergebnisse von Messgeräten in normgerechte, strukturierte PDF-Sicherheitsnachweise.
- Tender Scanner: Durchforstet 100-seitige öffentliche Leistungsverzeichnisse in Sekunden nach Haftungsrisiken und fehlenden Kostenstellen.
Handwerk-CockpitGrunow Automation
| Material | Menge | Dim (mm) |
|---|---|---|
| Eiche Leimholz | 2 Stk. | 1800 x 600 x 27 |
| MDF weiß | 4 Stk. | 900 x 450 x 19 |
| Schubladenschiene | 4 Sätze | Länge 450 |
Heil- & Kostenplan-Checker & Risikofilter
Entlasten Sie Ihr Empfangsteam von langwieriger Korrespondenz. Die KI liest einkommende Krankenkassengenehmigungen aus, erkennt sofort Differenzen zum ursprünglichen Plan und warnt bei Patientendaten vor Risiken.
- HKP-Abgleicher: Überprüft Zusagen der Kasse gegen den Behandlungsplan und entwirft bei Lücken sofort eine verständliche Patientenaufklärung.
- Risiko-Onboarding: Scannt digitale Anamnesebögen vor dem Behandlungstermin nach Kreuzallergien oder Gerinnungshemmern.
Zuweiser-Briefing & Diktat-zu-Bericht
Reduzieren Sie die Schreibarbeit von Radiologen und Chefärzten. Die KI fasst langwierige Vorbefunde und Überweisungsschreiben übersichtlich zusammen und formuliert Sprachaufzeichnungen direkt in fertige Arztberichte.
- Briefing-Synthese: Aggregiert Vorbefunde, OP-Meldungen und MRI-Reports zu einem 3-Zeilen-Briefing für die Vorbereitung.
- DSGVO Diktat-Übersetzer: Wandelt gesprochene Sätze in strukturierte Arztbriefe nach DIN-Norm um und ordnet passende ICD-10 Codes zu.
Shift-Cover Automation & Dokumentenwächter
Automatisieren Sie die Dienstplan-Neubesetzung bei Krankheitsfällen. Keine nächtlichen Telefonate der Pflegedienstleitung mehr. Die KI kontaktiert freie Kräfte regelkonform per WhatsApp und prüft Ruhezeiten.
- WhatsApp-Dienstverteiler: Schreibt bei Ausfällen automatisch pflegerrechtlich passendes Personal an und verbucht die Zusage im Dienstplaner.
- Pflegebericht-Prüfer: Durchsucht tägliche Pflegeeinträge nach fehlenden Wundberichten oder fehlerhaften Medikamentendokumentationen.
Praxis-CockpitGrunow Automation
DATEV-Vorkontierung & Fristenüberwachung
Eliminieren Sie manuelle Buchungserfassung und Fristenzettel. Unsere KI sortiert einkommende Belege vor, weist Buchungskonten zu und scannt Steuerbescheide automatisch nach behördlichen Einspruchsfristen.
- DATEV-Vorbereiter: Erkennt Lieferant, Bruttobetrag, Umsatzsteuersatz und schlägt Buchungscodes (z.B. SKR03/04) für den Export vor.
- Fristenwächter: Überwacht Ihre Postbox im Steuerportal, liest Fristen aus Bescheiden aus und trägt Kanzlei-Erinnerungen ein.
Depotbeleg-Konsolidierung & KYC Audits
Sparen Sie Zeit beim Erfassen von unstrukturierten Quartals- und Jahresberichten. Die KI aggregiert Transaktionen, Depotwerte und ausländische Quellensteuern von über 10 Privatbanken in ein einheitliches Dashboard.
- Depotbeleg-Aggregator: Liest PDF-Depotauszüge unterschiedlicher Bankinstitute ein und überführt sie in ein strukturiertes Portfolio-Ledger.
- KYC & AML Screening: Automatische Analyse eingereichter Kundendokumente und Abgleich mit Sanktions- und PEP-Datenbanken.
Nebenkosten-ESG & Mietvertrag-Rent Rolls
Verwalten Sie Immobilienbestände datengestützt. Unsere KI erfasst Utility-Abrechnungen von Hunderten Liegenschaften für Ihr CO2-Reporting und gleicht Mietvertrags-Originale mit Stammdaten ab.
- ESG Ingestion: Extrahiert kWh-Verbräuche und Wärmewerte aus Rechnungen direkt in Ihr Nachhaltigkeitsreporting.
- Rent Roll Auditor: Prüft gescannte Gewerbemietverträge nach Indexklauseln und Laufzeitenden zur Vermeidung von Einnahmeverlusten.
Finanz-CockpitGrunow Automation
Farbformel-Sprachnotiz & WhatsApp-Reaktivierung
Schluss mit mühsamer Karteikarten-Pflege. Nach jedem Kundenbesuch diktiert der Stylist eine kurze Sprachnotiz ein. Das System erfasst Mischverhältnisse und Kundenpräferenzen. Automatisierte Messenger-Angebote füllen Buchungslücken proaktiv.
- Farbformel-Voice-CRM: Überträgt Sprachaufzeichnungen ("Mrs. Müller: Balayage mit 6% Wella, mag Cappuccino") strukturiert ins Kundenprofil.
- WhatsApp-Geburtstags-Bot: Sendet Kunden personalisierte Gutscheine und Direkt-Buchungslinks 2 Wochen vor ihrem Geburtstag.
Allergie-Risikochecker & Abo-Follow-up
Erhöhen Sie die Behandlungssicherheit und den Produktabsatz. Die KI scannt digitale Hautfragebögen auf Risiko-Inhaltsstoffe und steuert automatisierte Nachbehandlungstipps per WhatsApp zur Produktreaktivierung.
- Allergie-Risikochecker: Warnt die Kosmetikerin vor Behandlungsbeginn bei Unverträglichkeiten (z.B. Teebaumöl, Retinol).
- Abo-Follow-up: Sendet Kunden 3 Wochen nach Microneedling-Terminen Pflegetipps und Produktempfehlungen für Zuhause.
Saisonales Spa-Pricing & Gutschein-Abwickler
Optimieren Sie Ihre Auslastung an besuchsarmen Wochentagen. Die KI berechnet Last-Minute-Preise für Massageslots und automatisiert den kompletten Online-Gutscheinverkauf inklusive Rechnungslegung.
- Auslastungs-Pricing: Reduziert Preise für freie Wellnessslots an Dienstagen/Mittwochs und steuert Werbung aus.
- Gutschein-Dispatcher: Erzeugt, signiert und versendet Geschenkgutscheine als PDF direkt nach der Online-Zahlung.
Beauty-CockpitGrunow Automation
Sommelier-CRM & Allergen-Tagging
Schaffen Sie ein einzigartiges Gasterlebnis. Die KI wertet Gästenotizen in Reservierungen aus, gleicht sie mit Weinkarten ab und schlägt Empfehlungen vor. Speisekarten werden vollautomatisch übersetzt und Allergene datenschutzkonform getaggt.
- Sommelier CRM: Bereitet Anlässe und Weinpräferenzen aus dem Reservierungssystem als Sommelier-Briefing auf.
- Allergen-Tagger: Übersetzt Speisekarten in 4 Sprachen und scannt Rezepturen nach kennzeichnungspflichtigen Allergenen.
Rezeptur-Skalierer & Schichtplaner
Reduzieren Sie Kalkulationsfehler und Lebensmittelabfälle bei Großevents. Die KI rechnet Menü-Auswahlen auf genaue Einkaufslisten um. Der Schichtplan-Verteiler regelt Mitarbeiterzusagen vollautomatisch per WhatsApp.
- Rezept-Skalierer: Berechnet auf Basis der Gästezahlen die benötigten Gramm-Einkaufsmengen der Lieferanten und erstellt Bestellzettel.
- WhatsApp-Schichtplaner: Schreibt Service-Kräfte an, gleicht Bestätigungen ab und pflegt den Catering-Einsatzplan.
Wetter-Einkaufsprognose & Kassenprüfer
Minimieren Sie Abschreibungen im Tagesgeschäft. Die KI analysiert Wetterberichte, Feiertage und Events in der Umgebung zur Bedarfsplanung frischer Lebensmittel. POS-Berichte und Safe-Abrechnungen werden automatisch abgeglichen.
- Bedarfs-Forecaster: Prognostiziert benötigte Brötchen- oder Salatbestellmengen zur Reduktion von Food-Waste.
- Safe-Auditor: Gleicht Kassenberichte mit Tresor-Einzahlungsbelegen ab und meldet Differenzen an den Betriebsleiter.
Gastro-CockpitGrunow Automation
Sommelier-Tipp: Spätburgunder Großes Gewächs Meyer-Näkel vorschlagen.
Automatisierung, die sich rechnet.
Wir automatisieren keine Prozesse, weil es technisch cool ist — sondern weil jede gesparte Arbeitsstunde direkt in Ihrer Kalkulation sichtbar wird.
Bevor wir etwas bauen, fragen wir: Was kostet dieser Prozess Sie aktuell? Was kostet die Automatisierung? Wann hat sie sich amortisiert? Erst dann fangen wir an.
So prüfen wir jede Automatisierung:
- Prozesskosten erheben. Zeitaufwand, Fehlerkosten und Liegezeiten — auf Basis Ihrer Zahlen, nicht unserer Annahmen.
- Automatisierung beziffern. Festpreis für den Build, laufende Kosten für den Betrieb — vor Projektstart schriftlich.
- Nur bauen, was sich trägt. Rechnet sich ein Prozess nicht, sagen wir das — und raten ab.
Der Weg zu Ihrer neuen IT-Infrastruktur
Komplexe digitale Transformation erfordert einen klaren Fahrplan. Unser Consulting- und Implementierungsprozess garantiert, dass Ihre neue Infrastruktur exakt auf Ihre Ziele abgestimmt ist.
Strategie- & Architektur-Audit
Wir analysieren Ihre Ist-Prozesse, identifizieren Engpässe und entwickeln den Blueprint für Ihre neue Systemarchitektur. Im Fokus: Maximale Skalierbarkeit und Workflows mit höchstem ROI-Potenzial.
Individuelle Implementierung
Auf Basis des Audits bauen wir Ihre dedizierte Umgebung auf: Konfiguration des isolierten VPS, Entwicklung der performanten Web-Infrastruktur und der maßgeschneiderten Automatisierungs-Workflows.
Managed Infrastructure SLA
Nach dem Rollout übernehmen wir die technische Verantwortung: Proaktives Monitoring, kontinuierliche Security-Updates, automatisierte Backups und garantierte Verfügbarkeiten im Hintergrund.
Investition & ROI
Infrastruktur-Projekte richten sich nach Komplexität und Sicherheitsanforderungen und starten bei 5.000 Euro. Nennen Sie uns Prozess und Systemlandschaft — Sie erhalten eine konkrete Einschätzung mit Preisrahmen, bevor Sie irgendetwas unterschreiben.
Was Sie vor dem Erstgespräch wissen sollten.
Lohnt sich Automatisierung für meinen Betrieb überhaupt?
Das klären wir vor jedem Projekt mit einer einfachen Rechnung: Was kostet Sie ein Prozess heute (Zeit × Stundensatz), was kostet die Automatisierung, wann ist sie amortisiert? Erst wenn sich das rechnet, setzen wir um. Faustregel: Sobald eine wiederkehrende Aufgabe mehrere Stunden pro Woche bindet, lohnt sich der genauere Blick.
Was lässt sich konkret automatisieren?
Typisch sind Anfragebearbeitung, Angebots- und Dokumentenversand, Terminvergabe, Datenübertragung zwischen Systemen, Reporting und Erinnerungen. Wir automatisieren keinen Prozess, weil es technisch geht — sondern die, die Ihnen messbar Zeit zurückgeben.
Ersetzt KI dann meine Mitarbeiter?
Nein. Ziel ist, Routine- und Fleißarbeit zu übernehmen, damit sich Ihr Team auf das konzentriert, was Menschen besser können — Beratung, Beziehungen, Entscheidungen. Automatisierung entlastet, sie ersetzt nicht.
Wie sieht es mit Datenschutz und DSGVO aus?
Datenschutz ist Teil der Architektur, nicht ein Nachgedanke. Wo möglich setzen wir auf europäische bzw. selbst-gehostete Lösungen (z. B. n8n), klären Auftragsverarbeitung und Datenflüsse vorab und dokumentieren sie nachvollziehbar.
Müssen wir unsere bestehenden Tools wechseln?
In der Regel nicht. Wir setzen auf Schnittstellen (APIs) und verbinden Ihre vorhandenen Systeme — CRM, Buchhaltung, DATEV, Kalender. Die Automatisierung legt sich über Ihren Stack, statt ihn zu ersetzen.
Was bedeutet die E-Rechnungs-Pflicht 2027 konkret für uns?
Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen bereits seit 2025. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ihre B2B-Rechnungen zusätzlich als E-Rechnung nach EN 16931 ausstellen, ab 2028 gilt das für alle. Ein ERP-Wechsel ist dafür nicht nötig: Unsere Middleware greift die Rechnungsdaten Ihres bestehenden Systems ab, validiert sie und erzeugt daraus konforme XRechnungen — Details siehe oben im Abschnitt E-Rechnung.
Wie läuft ein Projekt ab — und wie lange dauert es?
Erstgespräch → Prozess-Analyse mit Wirtschaftlichkeitsrechnung → Umsetzung einzelner Workflows → Test und Feinschliff. Erste lauffähige Automatisierungen stehen je nach Umfang oft innerhalb weniger Wochen, nicht Monate.
Welcher Prozess kostet Sie jede Woche Stunden?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Sie erhalten innerhalb von 48 Stunden eine ehrliche technische Einschätzung: was automatisierbar ist, was nicht — und was es kosten würde.