Analyse · E-Rechnung

XRechnung 4.0: Was sich am Datenmodell ändert — und warum der Termin das eigentliche Problem ist

Die europäische Norm hinter der elektronischen Rechnung ist seit dem 17. März 2026 in neuer Fassung veröffentlicht — zum ersten Mal seit 2017 wurde das Datenmodell grundlegend überarbeitet. Der deutsche Standard XRechnung soll nachziehen. Fünf Monate später ist er es nicht. Und wer nachrechnet, wann er es frühestens sein kann, findet ein Datum, das ziemlich ungünstig liegt.

Am 17. März 2026 hat das Europäische Komitee für Normung den endgültigen Text von EN 16931-1:2026 freigegeben. Die Norm beschreibt das semantische Datenmodell der elektronischen Rechnung — also welche Information eine Rechnung enthält und was sie bedeutet, unabhängig davon, ob sie am Ende als UBL oder als CII ausgeliefert wird. Sie ersetzt die Fassung von 2017, die zuletzt 2019 ergänzt und 2020 korrigiert worden war.

Acht Tage später, am 25. März, verlor die alte Fassung ihren Status. Bis September 2026 müssen die nationalen Normungsinstitute die neue übernehmen, bis März 2029 alles zurückziehen, was ihr widerspricht.^[1]

Für Deutschland heißt das: XRechnung, die nationale Ausprägung dieser Norm, muss auf eine neue Grundlage. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) hat das im März angekündigt und dabei eine Formulierung gewählt, die man selten in Release-Notes liest: eine „grundlegende Weiterentwicklung", kein Bugfix.^[2]

Was sich am Datenmodell tatsächlich ändert

Die interessanteste Änderung ist auch die unauffälligste. Das Modell von 2017 ging von einer festen Kette aus: eine Bestellung, eine Lieferung, eine Rechnung. Diese Kette wird aufgelöst. Künftig darf eine Rechnung mehrere Bestellungen und mehrere Lieferungen zusammenfassen.^[2][3]

Das klingt nach einer Kleinigkeit und ist es nicht. Wer schon einmal versucht hat, eine Sammelrechnung über acht Lieferscheine in eine XRechnung zu pressen, kennt das Problem: Der Bestellbezug hängt am Kopf des Dokuments, nicht an der Position. Man kann genau eine Bestellnummer nennen. Die Praxis behilft sich mit Freitextfeldern — was funktioniert, solange am anderen Ende ein Mensch liest, und scheitert, sobald dort eine automatische Prüfung steht.

Dazu kommen mehrere Erweiterungen, die alle in dieselbe Richtung zeigen:

• Zahlungsbedingungen werden strukturiert statt beschrieben. Skonto und Verzugsfolgen bekommen eigene Felder, mehrere Zahlungsziele je Rechnung werden abbildbar. Bisher steht Skonto in Deutschland in einer vorgeschriebenen Textzeile — formal maschinenlesbar, praktisch ein Formatierungsritual.
• Parteirollen und Kennungen werden flexibler. Wer wer ist in einem Geschäftsvorfall, ließ sich im alten Modell nur grob abbilden.
• XML-Anhänge dürfen ins Kernmodell. Bisher war das der Erweiterung vorbehalten. Der Anwendungsfall ist absehbar: mitgeführte Daten für Meldepflichten.
• Sonderfälle werden geschärft — Fremdwährung, Dreiecksgeschäfte, die Reihenfolge von Korrekturrechnungen, Steuerbefreiungen und Sonderregelungen. Nichts davon ist neu im Geschäftsleben; neu ist, dass die Norm eine eindeutige Antwort gibt, statt sie den Implementierungen zu überlassen.^[4]
• Branchenerweiterungen bekommen ein eigenes Verfahren. Eine „Extension Component Library" soll es Branchen erlauben, ihre Ergänzungen selbst zu pflegen, statt sie über den zentralen Standard zu verhandeln.^[3]

Die Rechnung, die niemand aufmacht

So weit die Inhalte. Interessanter ist der Kalender — und dafür muss man wissen, wie XRechnung veröffentlicht wird.

Das Steuerungsgremium von XRechnung hat 2021 einen festen Rhythmus beschlossen: Neue Versionen werden zum 1. Februar oder zum 1. August wirksam, und die Spezifikation erscheint sechs Monate vorher. Der Grund für die Verschiebung um vier Wochen gegenüber der alten Regelung war reichlich bodenständig: Das Winterrelease fiel mit dem Kassenschluss in der öffentlichen Verwaltung und dem Jahresabschluss vieler Unternehmen zusammen.^[5]

Man kann die Regel an der letzten Hauptversion nachprüfen: XRechnung 3.0 wurde am 31. Juli 2023 veröffentlicht und trat am 1. Februar 2024 in Kraft. Exakt sechs Monate.^[6]

Damit lässt sich der frühestmögliche Termin für 4.0 ausrechnen. Für ein Inkrafttreten am 1. Februar 2027 hätte die Spezifikation bis zum 31. Juli 2026 vorliegen müssen.

Sie liegt nicht vor. Ein Blick in die öffentlichen Repositorien der KoSIT am 17. August 2026 zeigt als jeweils neuesten Stand:

Auch die im März angekündigte Vorabversion — ausdrücklich nicht für den produktiven Einsatz, sondern zum Hineinsehen — ist bislang nicht erschienen. Damit fällt der Veröffentlichungstermin für 4.0 auf den nächsten Slot: 31. Januar 2027, wirksam zum 1. August 2027.

Das ist eine Herleitung aus der veröffentlichten Release-Regel und dem heute beobachtbaren Stand, keine Ankündigung der KoSIT. Die Stelle selbst spricht von einem „stufenweisen Übergang", über den sie weiter informieren werde, und nennt als Zeitraum „Mitte bis Ende 2026" für das Release. Ein verbindliches Datum gibt es nicht.^[2]

Warum ausgerechnet dieses Datum unangenehm ist

Der 1. August 2027 liegt genau zwischen den beiden deutschen Fristen.

Alle Termine im Überblick, inklusive der beiden, die außerhalb der Grafik liegen:

Praktisch bedeutet das: Wer die Pflicht zum 1. Januar 2027 erfüllen muss — und das sind alle Betriebe über 800.000 Euro Vorjahresumsatz — baut seine Lösung auf XRechnung 3.0.2. Etwas anderes gibt es nicht. Ein halbes Jahr später kommt die nächste Fassung, und zwar eine, die das Datenmodell ändert statt es zu ergänzen. Wer bis dahin fertig ist, ist es nur für sieben Monate.

Dazu kommt die Übergangsfrist. Nach einem Release gelten beide Fassungen ein halbes Jahr lang nebeneinander — beim Wechsel auf 3.0 war das der Zeitraum vom 1. August 2023 bis zum 31. Januar 2024.^[6] Das klingt hilfreich und heißt in der Praxis: Sie wissen nicht, welche Fassung Ihr Empfänger erwartet, und Ihr Empfänger weiß es von Ihnen auch nicht. Eine Lösung, die immer nur genau eine Fassung erzeugen kann, hat in diesem halben Jahr ein Problem.

Was gesichert ist — und was nicht

Bei diesem Thema kursieren viele Zeitpläne, die sich als Wiederholung derselben Pressemitteilung vom März entpuppen. Deshalb die Trennung:

Gesichert

• EN 16931-1:2026 ist veröffentlicht (17.03.2026), ersetzt die Fassung von 2017 und ist über die nationalen Normungsinstitute bis September 2026 zu übernehmen.^[1]
• Die KoSIT hat XRechnung 4.0 angekündigt und bezeichnet sie als grundlegende Weiterentwicklung.^[2]
• Die Auflösung der Kette Bestellung–Lieferung–Rechnung ist als Änderung benannt.^[2][3]
• Der Release-Rhythmus (1. Februar / 1. August, Spezifikation sechs Monate vorher) ist beschlossen und dokumentiert.^[5]
• Am 17.08.2026 existiert öffentlich keine 4.0-Fassung, auch keine Vorabversion.

Nicht gesichert

• Die Regeln selbst. Welche Geschäftsregeln (BR-*) hinzukommen, wegfallen oder sich ändern, steht erst mit der Spezifikation fest.
• Die Spezifikationskennung. Jede XRechnung trägt eine Kennung, die dem Empfänger sagt, gegen welches Regelwerk zu prüfen ist. Die für 4.0 ist unbekannt.
• Der Termin. Es gab bereits zwei Release-Slots ohne normatives Release — Sommer 2024 und Winter 2024/25.^[6] Der Rhythmus ist eine Regel, keine Garantie.
• Die Rechtslage zur Normfassung. Das Umsatzsteuerrecht verweist auf die Norm EN 16931. Ob und ab wann dieser Verweis die Fassung 2026 meint, ist eine steuerrechtliche Frage — und eine für Ihren Steuerberater, nicht für einen Fachartikel.

Was man heute sinnvoll tun kann

Auf eine unveröffentlichte Spezifikation kann man nicht implementieren. Auf ihr Eintreffen vorbereiten kann man sich schon — und zwar an genau den Stellen, die unabhängig vom Regelwerk sind:

• Prüfen Sie, ob Ihre Lösung mehr als eine Fassung gleichzeitig erzeugen kann. Das ist die Frage, an der sich in der Übergangsfrist alles entscheidet. Wenn die Antwort „wir tauschen die Kennung aus" lautet, ist es keine.
• Klären Sie, wo der Bestellbezug herkommt. Wenn Ihr Vorsystem heute nur eine Bestellnummer je Rechnung kennt, wird es die 4.0-Erweiterung nicht füllen können — unabhängig davon, was die Software darüber kann. Das ist ein Datenproblem, kein Formatproblem, und es lässt sich jetzt angehen.
• Sorgen Sie für eine belastbare Vorher-Nachher-Prüfung. Wer eine Fassung einbaut, muss beweisen können, dass die alte Ausgabe unverändert bleibt. Ohne diesen Nachweis ist jedes Update ein Blindflug.
• Wer eine Bibliothek eingebunden hat, sollte klären, wer sie nachzieht. Eine Formatänderung, die niemand einspielt, fällt am Stichtag auf — und zwar beim Empfänger.

Für den letzten Punkt gibt es ein anschauliches Beispiel aus unserem eigenen Haus. Unsere Engine trug bis Mitte August 2026 noch die Spezifikationskennung aus der XRechnung-2.x-Reihe. Fachlich waren die Belege einwandfrei; die Rechenwerke stimmten, die Pflichtfelder saßen. Trotzdem wären sie zu hundert Prozent abgewiesen worden — an einer einzigen Zeichenkette. Aufgefallen ist das nicht im Tagesbetrieb, sondern erst im Lauf gegen den Referenzvalidator. Genau so verhält sich eine veraltete Fassung: lautlos, bis es zählt.

Häufige Fragen